Nell’ambito degli accordi sottoscritti per la fornitura di FiPlan-Suite as-a-Service (in seguito, “Servizio”) tra 4 Planning S.r.l., con sede legale in Viale Medaglie d’oro, 33 – 41124 Modena (MO), CF e P.IVA 02413280369 (in seguito, “4Planning”), ed il cliente finale (in seguito, “Cliente”), ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) e della normativa nazionale vigente, le Parti si danno reciprocamente atto che:
a) Per i dati personali scambiati per la gestione del presente Contratto (es. dati dei referenti aziendali), ciascuna parte agirà in qualità di Titolare autonomo del trattamento (per 4Planning, come da informativa privacy disponibile sul sito 4planning.it).
b) Qualora il Cliente utilizzi il Servizio per trattare dati personali di cui è Titolare, il Cliente riconosce e accetta che 4 Planning opererà quale Responsabile del Trattamento.
Per la finalità di cui al punto b), con la sottoscrizione degli accordi contrattuali, il Cliente conferisce a 4 Planning l’incarico di Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Tale incarico è disciplinato nei termini indicati nel presente Data processing agreement (DPA).
1. Oggetto del Trattamento
Il DPA disciplina i rapporti tra il Cliente (Titolare del trattamento) e 4Planning (Responsabile del trattamento), in conformità all’art. 28 del GDPR, relativamente ai dati personali trattati mediante il Servizio, erogato sulla base degli accordi sottoscritti per la sua attivazione; in tali accordi il Cliente dichiara anche di aver letto, compreso e accettato integralmente il DPA.
2. Ruoli
Il Cliente determina finalità e modalità del trattamento dei dati personali gestiti tramite il Servizio. Il Cliente dichiara e garantisce di essere titolare di tutti i diritti necessari per caricare, elaborare e gestire i Dati tramite il Servizio, e che tali Dati e il loro trattamento nell’ambito del Servizio non violano alcuna norma di legge, regolamento o diritto di terzi, inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, diritti di proprietà intellettuale, diritti alla riservatezza e normative in materia di protezione dei dati personali. Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenne 4Planning da qualsiasi pretesa, richiesta, azione legale, sanzione, costo o spesa (incluse le spese legali) che dovesse derivare dalla violazione delle garanzie di cui al presente comma. La presente clausola di manleva sopravvivrà alla cessazione del Servizio per qualsiasi causa
4Planning mette a disposizione l’infrastruttura tecnologica (server e infrastruttura correlata) e svolge attività di manutenzione tecnico-sistemistica (backup periodici, verifiche che corretto funzionamento del sistema, ecc.), con le modalità e secondo gli SLA sottoscritti per l’erogazione del Servizio, senza trattare i dati del Cliente per finalità proprie e diverse da quelle indicate.
3. Accesso ai dati
I dati trattati sono accessibili per le finalità indicate al punto 2 del DPA:
- mediante credenziali di accesso al Servizio gestite unicamente dal Cliente che garantisce l’adozione di tutte le cautele necessarie alla conservazione sicura da parte degli utenti del Servizio delle credenziali di accesso;
- credenziali di amministrazione del Servizio, gestite unicamente da 4Planning che garantisce l’adozione di tutte le cautele necessarie alla loro conservazione sicura e il loro utilizzo riservato ai propri Amministratori di sistema.
4. Misure di sicurezza
4Planning adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR, tra cui:
- Valutazione dei rischi.
- Procedure di disaster recovery.
- Valutazione periodica.
- Istruzione del personale.
5. Subfornitori
4Planning per erogare il Servizio si avvale di provider specializzato di livello nazionale/europeo per la fornitura di infrastrutture e servizi sistemistici, garantendo che tali soggetti rispettino il GDPR e siano vincolati da contratti conformi all’art. 28, secondo quanto indicato negli accordi sottoscritti per la fornitura del Servizio.
6. Diritti del Cliente
Il Cliente ha diritto di ricevere da 4Planning, per quanto possibile e necessario tenuto conto dei contenuti del Servizio, a condizione che siano stati saldati regolarmente tutti gli importi dovuti per il Servizio:
- Assistenza nell’adempimento degli obblighi verso gli interessati (diritti ex artt. 15–22 GDPR).
- Collaborazione nella gestione di violazioni di dati personali (data breach).
- Garanzia di cancellazione dei dati al termine del servizio.
- Supporto nell’effettuazione di verifiche o audit, direttamente o tramite terzi incaricati.
7. Durata e cessazione
Il presente accordo ha durata pari a quella del contratto di fornitura del Servizio. Alla cessazione, 4Planning provvederà alla cancellazione dei dati le modalità e secondo gli SLA sottoscritti per l’erogazione del Servizio.
8. Legge applicabile e foro competente
Il presente accordo è regolato dalla normativa italiana e dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Per qualsiasi controversia relativa al presente contratto, la competenza esclusiva è del Foro di Modena.