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Excel come strumento per la selezione

Una scelta che guarda al futuro

La scelta di un nuovo sistema di tesoreria è una decisione strategica per ogni azienda: influenza l’efficienza operativa, la gestione dei rischi e la qualità delle informazioni finanziarie. Per non trasformarla in una valutazione basata su impressioni o sensazioni, è importante seguire un metodo chiaro e comparabile, che permetta di analizzare in modo trasparente le diverse soluzioni presenti sul mercato.

Un semplice foglio Excel può diventare la bussola del processo decisionale. Attraverso una matrice ben strutturata è possibile incrociare le esigenze aziendali con le funzionalità offerte dai fornitori, trasformando le demo dei prodotti in un confronto oggettivo e misurabile.

Proprio per supportare le aziende in questo percorso, noi di 4 Planning abbiamo preparato un foglio Excel già pronto da scaricare, costruito a partire dalle esigenze raccolte in anni di esperienza sul mercato. È uno strumento flessibile: si possono eliminare o aggiungere righe in base al contesto, e usarlo come base per la comparazione dei software (Licenza CC BY-NC-SA).

Il file è organizzato in tre sezioni principali:

1. Righe -> Funzionalità

Ogni riga rappresenta una caratteristica chiave richiesta al software di tesoreria (ad esempio: cash pooling, gestione delle previsioni di cassa, riconciliazione bancaria automatica, interfacce con ERP, gestione dei derivati, reportistica personalizzata, ecc.).

2. Colonne -> Priorità

• Must Have: requisiti imprescindibili, senza i quali la soluzione non può essere presa in considerazione;
• Desiderata: funzionalità utili e auspicabili, ma non indispensabili;
• Not Required: caratteristiche non rilevanti per il contesto aziendale.

Ti consigliamo di mettere una X nelle colonne Must Have e Desiderata a seconda delle tue esigenze. Metterla anche nella colonna Not Required ti assicura di aver analizzato con attenzione tutte le funzionalità e non aver lasciato niente indietro.

3. Colonne -> Vendors

Accanto a queste colonne si trovano quelle dedicate ai diversi applicativi in fase di analisi. Per ciascun software e funzionalità puoi mettere una X per indicare se è presente o meno la funzionalità oppure puoi indicare un numero che indica un livello di copertura (non fare troppi livelli che poi diventa complicato gestirli, ti consigliamo ad esempio 0/1/2 che indicano assente, parzialmente coperta e totalmente coperta). Al termine puoi dare anche un punteggio alla soluzione.

La procedura che consigliamo è la seguente:

• Coinvolgi i reparti interessati (tesoreria, ciclo attivo, ciclo passivo, finanza) nella definizione delle priorità;
• Richiedi demo ai fornitori e compila la matrice durante la presentazione: non lasciarla ai vendor, che tendono a dichiarare la copertura totale di ogni requisito, ma compilala personalmente. Inserisci anche la copertura di funzionalità di cui oggi non hai bisogno, potrebbero essere necessarie un domani. Questo ti permetterà di attivarle solo con una telefonata.
• Chiedi due preventivi: uno con i soli must have e uno con i desiderata, meglio se quotati singolarmente;
• Costruisci una short list di tre fornitori e rivedi con loro dubbi e funzionalità, anche alla luce di nuove esigenze emerse durante le prime demo;
• Valuta il rapporto qualità-prezzo, integrando criteri oggettivi con percezioni soggettive (usabilità, supporto, sensazioni durante la demo, qualità/competenza degli interlocutori, ecc.).

La selezione di un software di tesoreria non è solo un investimento tecnologico, ma una scelta che può migliorare la governance finanziaria nel lungo periodo. Un approccio strutturato, supportato da un semplice file Excel, permette di ridurre l’incertezza e di scegliere la soluzione più adatta alle necessità presenti e future dell’azienda.

Scarica subito il foglio Excel di valutazione e inizia a confrontare le soluzioni di tesoreria in modo strutturato.

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