Intro

Che cos’è il budget di tesoreria

A cosa serve il budget di tesoreria

Budget di tesoreria, cash flow e rendiconto finanziario: quali sono le differenze

Quali dati servono per costruire il budget di tesoreria

Come costruire un budget di tesoreria passo dopo passo

Esempio pratico di budget di tesoreria

Avanzo finanziario: cosa significa e come gestirlo

Disavanzo finanziario: quando diventa un problema

Gli errori da evitare nella costruzione del budget di tesoreria

Ogni quanto aggiornare il budget di tesoreria

Dal foglio di calcolo a una gestione integrata del budget di tesoreria con FiPlan Suite

Un’azienda può essere redditizia e, allo stesso tempo, trovarsi in difficoltà nel pagare fornitori, dipendenti, imposte o rate di finanziamenti. Questo accade perché ricavi e costi non coincidono necessariamente con incassi e pagamenti: tra il momento in cui viene emessa una fattura e quello in cui il denaro entra effettivamente sul conto corrente possono trascorrere settimane o mesi.

Per evitare tensioni finanziarie è quindi necessario conoscere in anticipo l’andamento della liquidità. Il budget di tesoreria consente di prevedere i flussi di cassa futuri, organizzando gli incassi e i pagamenti sulla base delle rispettive scadenze.

Attraverso questo strumento è possibile stimare il saldo finale di ogni periodo, individuare eventuali situazioni di avanzo finanziario o disavanzo finanziario e programmare per tempo le azioni necessarie per gestire la liquidità e l’indebitamento.

In questa guida vedremo che cos’è il budget di tesoreria, quali informazioni servono e come costruirlo passo dopo passo.

Il budget di tesoreria è un prospetto previsionale che raccoglie tutte le entrate e le uscite monetarie attese in un determinato periodo. Il suo obiettivo è mostrare come potrebbe evolvere la disponibilità finanziaria dell’azienda nel breve termine, evidenziando i momenti in cui la liquidità sarà sufficiente e quelli in cui potrebbe verificarsi un fabbisogno finanziario.

A differenza del budget economico, che considera ricavi e costi secondo il principio di competenza, il budget di tesoreria prende in esame il momento in cui il denaro viene effettivamente incassato o pagato. Una vendita registrata a gennaio, per esempio, potrebbe generare un incasso a marzo. Allo stesso modo, un acquisto effettuato oggi potrebbe essere pagato dopo 30, 60 o 90 giorni.

Il budget di tesoreria deve quindi essere costruito partendo dalle reali scadenze finanziarie, non semplicemente dalle date delle fatture.

Il budget di tesoreria permette di anticipare l’andamento del flusso di cassa e di prendere decisioni prima che si manifestino problemi di liquidità.

In particolare, consente di:

• verificare se l’azienda sarà in grado di rispettare le scadenze;
• individuare in anticipo eventuali carenze di liquidità;
• programmare pagamenti e investimenti;
• gestire meglio il ricorso a fidi e finanziamenti;
• valutare l’impatto delle dilazioni concesse ai clienti;
• controllare l’evoluzione dell’indebitamento;
• individuare eventuali eccedenze di cassa;
• confrontare le previsioni finanziarie con i movimenti effettivi.

Il budget non serve quindi soltanto a sapere “quanti soldi ci saranno sul conto”, ma soprattutto a comprendere quando potrebbero verificarsi squilibri e quali decisioni adottare per affrontarli.

Un disavanzo previsto tra due mesi, per esempio, può essere gestito negoziando nuove condizioni di pagamento, accelerando gli incassi, rinviando alcune spese o attivando una linea di credito. Senza una previsione, la stessa situazione potrebbe essere scoperta troppo tardi, quando non è più possibile intervenire.

Budget di tesoreria, cash flow e rendiconto finanziario sono tutti strumenti legati all’analisi della liquidità, ma rispondono a esigenze differenti. La distinzione diventa ancora più importante considerando che anche il rendiconto finanziario può essere elaborato in forma previsionale.

Il cash flow non è propriamente un documento, ma misura la liquidità generata o assorbita in un determinato intervallo di tempo. Può quindi essere calcolato sia sulla base di dati consuntivi sia utilizzando valori previsionali.

Nel budget di tesoreria, il cash flow viene osservato con un forte orientamento operativo. Incassi e pagamenti vengono collocati nei periodi in cui è previsto il loro effettivo movimento finanziario, così da determinare progressivamente il saldo disponibile e individuare eventuali fabbisogni di liquidità. Il livello di dettaglio può arrivare fino alla singola giornata o settimana, soprattutto quando è necessario controllare scadenze ravvicinate.

Il rendiconto finanziario consuntivo, invece, ricostruisce come è variata la liquidità nel periodo trascorso, distinguendo generalmente i flussi derivanti dall’attività operativa, dagli investimenti e dall’attività di finanziamento.

La stessa struttura può però essere utilizzata anche in ottica futura. Si parla in questo caso di rendiconto finanziario previsionale, uno strumento che permette di stimare come le scelte operative, gli investimenti programmati e le modalità di finanziamento potrebbero influire sulla liquidità nei periodi successivi.

La differenza rispetto al budget di tesoreria riguarda soprattutto finalità e livello di dettaglio. Il rendiconto previsionale offre una lettura più aggregata delle fonti e degli impieghi di liquidità ed è particolarmente utile nella pianificazione finanziaria e nella costruzione di business plan. Il budget di tesoreria, invece, scende maggiormente nel dettaglio di incassi, pagamenti e scadenze, con l’obiettivo di verificare se l’azienda disporrà della liquidità necessaria nel momento in cui dovrà sostenere le proprie uscite.

I diversi strumenti non si escludono quindi a vicenda, ma offrono prospettive complementari: il cash flow misura il movimento della liquidità, il rendiconto finanziario ne interpreta l’origine e la destinazione, mentre il budget di tesoreria consente di verificarne concretamente l’evoluzione nel breve periodo.

Un’azienda potrebbe, per esempio, prevedere per l’intero esercizio una generazione di cassa positiva nel proprio rendiconto finanziario previsionale, ma evidenziare attraverso il budget di tesoreria un temporaneo disavanzo nel mese di marzo, dovuto alla concentrazione di imposte, stipendi, investimenti e pagamenti ai fornitori. È proprio questa diversa granularità temporale a rendere i due strumenti complementari.

Per realizzare un budget attendibile è necessario raccogliere informazioni provenienti da diverse aree aziendali.

Il punto di partenza è il saldo iniziale, ossia la liquidità effettivamente disponibile all’inizio del periodo considerato. A questo valore vengono aggiunti gli incassi previsti e sottratti i pagamenti attesi.

Tra le principali entrate da considerare rientrano:

• incassi da clienti;
• vendite con pagamento immediato;
• rimborsi fiscali;
• contributi;
• nuovi finanziamenti;
• disinvestimenti;
• aumenti di capitale;
• interessi attivi e altre entrate finanziarie.

Tra le uscite devono invece essere inseriti:

• pagamenti ai fornitori;
• stipendi e contributi;
• imposte e tributi;
• canoni di locazione e leasing;
• rate di mutui e finanziamenti;
• interessi passivi;
• investimenti;
• assicurazioni;
• dividendi;
• altre spese operative e finanziarie.

È importante inserire ogni movimento nel periodo in cui si prevede l’effettivo incasso o pagamento.

Per costruire previsioni realistiche non basta quindi analizzare le fatture emesse e ricevute. Occorre considerare anche i comportamenti abituali di clienti e fornitori, gli eventuali ritardi, gli insoluti, la stagionalità e le spese non ancora contabilizzate.

1. Definire l’orizzonte temporale

Il primo passaggio consiste nello stabilire il periodo coperto dal budget. La previsione può essere costruita su base:

• giornaliera;
• settimanale;
• mensile;
• trimestrale.

La frequenza dipende dalle caratteristiche dell’azienda e dal livello di dettaglio richiesto. Una previsione giornaliera o settimanale è particolarmente utile quando la liquidità è limitata o le scadenze sono numerose. Una pianificazione mensile offre invece una visione più sintetica dell’equilibrio finanziario.

Molte aziende utilizzano contemporaneamente più orizzonti: una previsione dettagliata per le settimane immediatamente successive e una proiezione mensile per i periodi seguent.

2. Determinare il saldo iniziale

Il saldo iniziale rappresenta le disponibilità liquide presenti all’inizio del periodo. Generalmente comprende:

• saldi dei conti correnti;
• disponibilità di cassa;
• depositi immediatamente utilizzabili.

È opportuno tenere separate le disponibilità effettive dalle linee di credito concesse dalle banche. Un affidamento bancario può rappresentare una risorsa disponibile, ma genera comunque indebitamento e costi finanziari.

3. Prevedere gli incassi

Gli incassi devono essere inseriti sulla base delle date in cui si prevede che il denaro sarà realmente disponibile.

→ Per le fatture già emesse si possono utilizzare le scadenze registrate, correggendole in base alle abitudini di pagamento dei clienti.
→ Per le vendite future è invece necessario partire dalle previsioni commerciali e applicare le condizioni di pagamento previste.

Se, per esempio, una vendita di 30.000 euro viene prevista per gennaio con pagamento a 60 giorni, il relativo incasso dovrà essere inserito nel budget di marzo.

È importante considerare anche possibili ritardi e insoluti. Utilizzare automaticamente le scadenze contrattuali senza verificare i tempi medi effettivi di incasso potrebbe produrre una previsione eccessivamente ottimistica.

In diverse realtà è importante includente anche beni/prodotti già spediti o i servizi già erogati ma non ancora fatturati, i contratti in essere, vendite future previste a budget, ecc.

4. Prevedere i pagamenti

Le uscite devono essere organizzate secondo le rispettive date di pagamento. Alcune spese, come stipendi, imposte e rate di finanziamenti, hanno scadenze relativamente certe. Altre possono dipendere dai volumi di acquisto, dalle condizioni negoziate con i fornitori o dai programmi di investimento.

Nel budget devono essere inseriti anche i pagamenti che non derivano direttamente da una fattura, come:

• rimborso di finanziamenti;
• interessi bancari;
• versamenti fiscali;
• dividendi;
• acquisti di immobilizzazioni;
• premi assicurativi;
• spese straordinarie.

Dimenticare un pagamento non ricorrente può modificare significativamente il saldo finale previsto.

Anche in questo ambito è spesso importante considerare merci o servizi già ricevuti, ordini di acquisto già inviati ai fornitori, acquisti previsti a budget, ecc.

5. Calcolare il flusso di cassa del periodo

Una volta inserite entrate e uscite è possibile calcolare il flusso di cassa netto:

Flusso di cassa = Entrate previste − Uscite previste

Se le entrate sono superiori alle uscite, il cash flow del periodo sarà positivo. Se i pagamenti superano gli incassi, il flusso di cassa sarà negativo.

Un cash flow negativo non indica necessariamente una situazione critica. Potrebbe essere legato a un investimento programmato o a una temporanea concentrazione di pagamenti. È però necessario verificare se il saldo disponibile sia sufficiente ad assorbire l’uscita.

6. Calcolo del saldo finale

La formula di base del budget di tesoreria è:

Saldo finale = Saldo iniziale + Entrate previste − Uscite previste

In alternativa:

Saldo finale = Saldo iniziale + Cash flow del periodo

Il saldo finale di un periodo diventa il saldo iniziale del periodo successivo. In questo modo il budget mostra progressivamente l’evoluzione della liquidità.

7. Individuare avanzo e disavanzo finanziario

Se le entrate superano le uscite si genera un avanzo finanziario. Se, invece, le uscite sono superiori alle entrate, si verifica un disavanzo finanziario.

È importante distinguere il disavanzo del singolo periodo da una disponibilità liquida negativa. Un mese può presentare un flusso di cassa negativo, ma mantenere comunque un saldo finale positivo grazie alla liquidità accumulata nei periodi precedenti. Il problema emerge quando le risorse disponibili non sono sufficienti a coprire il disavanzo.

Supponiamo che un’azienda inizi gennaio con una disponibilità liquida di 50.000 euro e costruisca una previsione per i tre mesi successivi.

L’esempio mostra perché non è sufficiente osservare soltanto il cash flow del singolo mese. A gennaio e marzo i pagamenti superano gli incassi, ma il saldo finale rimane comunque positivo grazie alla liquidità disponibile all’inizio del periodo.

A febbraio, invece, l’azienda genera un avanzo finanziario di 25.000 euro, che porta il saldo finale a 55.000 euro. Questa disponibilità permette di assorbire il disavanzo previsto per marzo, senza portare il saldo sotto lo zero.

Il dato di marzo merita però attenzione: nonostante il saldo finale sia ancora positivo, la liquidità si riduce a 10.000 euro. Se nei giorni successivi fossero previste nuove scadenze, l’azienda potrebbe trovarsi in difficoltà.

Il budget di tesoreria deve quindi essere interpretato considerando insieme tre elementi:

• il cash flow generato o assorbito nel periodo;
• il saldo finale disponibile;
• le entrate e le uscite previste nei periodi successivi.

Si verifica un avanzo finanziario quando, in un determinato periodo, gli incassi sono superiori ai pagamenti.

→ Nell’esempio, a febbraio l’azienda prevede entrate per 150.000 euro e uscite per 125.000 euro. La differenza positiva genera un avanzo finanziario di 25.000 euro e aumenta il saldo disponibile da 30.000 a 55.000 euro.

L’avanzo può essere utilizzato per ridurre l’indebitamento, finanziare investimenti, rimborsare anticipatamente alcune esposizioni o creare una riserva di liquidità. Prima di impiegare le somme disponibili, però, è necessario verificare le scadenze future.

Nel caso analizzato, utilizzare immediatamente tutto l’avanzo di febbraio sarebbe rischioso, perché a marzo è previsto un cash flow negativo di 45.000 euro. Una parte della liquidità dovrà quindi essere mantenuta per coprire i pagamenti del mese successivo.

L’avanzo finanziario non rappresenta automaticamente denaro “in eccesso”: deve essere valutato alla luce dell’intero orizzonte temporale del budget.

Si verifica un disavanzo finanziario quando i pagamenti previsti superano gli incassi del periodo.

→ A gennaio, per esempio, l’azienda registra un disavanzo di 20.000 euro. Poiché parte da un saldo iniziale di 50.000 euro, riesce comunque a rispettare le scadenze e chiude il mese con una liquidità positiva di 30.000 euro.
→ Anche a marzo è previsto un disavanzo, questa volta pari a 45.000 euro. Il saldo accumulato nei mesi precedenti permette di assorbirlo, ma la disponibilità finale scende a soli 10.000 euro.

Il disavanzo diventa quindi realmente critico quando:

• il saldo disponibile non è sufficiente a coprirlo;
• riduce la liquidità sotto la soglia minima necessaria;
• si ripete per più periodi consecutivi;
• deriva da uno squilibrio strutturale tra incassi e pagamenti.

Grazie al budget di tesoreria, l’azienda può individuare il problema prima che si manifesti e valutare possibili interventi, come accelerare gli incassi, rinegoziare le scadenze dei fornitori, rinviare alcune spese o ricorrere a fonti di finanziamento.

La scelta dipende anche dalla durata del fabbisogno. Un disavanzo temporaneo di pochi giorni richiede una gestione diversa rispetto a una carenza di liquidità che continua per diversi mesi e determina un aumento progressivo dell’indebitamento.

La qualità del budget dipende soprattutto dall’ attendibilità delle informazioni utilizzate.

Uno degli errori più frequenti è confondere fatturato e incassi. Registrare una vendita non significa avere già a disposizione la relativa liquidità.

Altri errori comuni sono:

• utilizzare le scadenze teoriche senza considerare i ritardi dei clienti;
• non includere insoluti o contestazioni;
• dimenticare imposte, contributi e pagamenti periodici;
• sottovalutare le rate di finanziamenti e gli interessi;
• inserire previsioni di vendita troppo ottimistiche;
• non considerare la stagionalità;
• ignorare investimenti e spese straordinarie;
• non aggiornare il budget con i dati reali;
• mantenere un unico scenario previsionale.

Anche un budget costruito correttamente perde rapidamente utilità se non viene aggiornato. Le previsioni finanziarie devono essere confrontate periodicamente con gli incassi e i pagamenti effettivi, correggendo eventuali scostamenti.

Il budget di tesoreria non dovrebbe essere un documento statico elaborato una sola volta all’anno. Per mantenere una previsione attendibile è necessario aggiornarlo regolarmente, sostituendo i dati previsionali con quelli consuntivi e ricalcolando i periodi successivi.

La frequenza dipende dalla complessità aziendale e dalla variabilità dei flussi di cassa. In presenza di numerose transazioni o di una liquidità particolarmente sensibile, l’aggiornamento può essere giornaliero o settimanale.

Un approccio utile è quello del rolling forecast, attraverso il quale il periodo di previsione viene fatto avanzare continuamente. Quando si conclude una settimana o un mese, viene aggiunto un nuovo periodo alla previsione.

In questo modo l’azienda mantiene sempre una visione aggiornata della liquidità futura e può controllare contemporaneamente:

• disponibilità immediate;
• scadenze delle settimane successive;
• previsioni a 30, 60 o 90 giorni;
• andamento finanziario dei mesi successivi.

Il budget di tesoreria può essere costruito inizialmente anche con un foglio di calcolo. Con l’aumentare delle scadenze, dei conti bancari, dei volumi di dati e delle società da gestire, però, l’aggiornamento manuale diventa più complesso e meno affidabile.

Le informazioni necessarie provengono infatti da fonti diverse, come contabilità, banche, vendite, acquisti e pianificazione finanziaria. Ogni variazione richiede interventi manuali, mentre errori nelle formule, dati duplicati o file non aggiornati possono compromettere la qualità delle previsioni e rendere più difficile individuare tempestivamente un avanzo o un disavanzo finanziario.

Con FiPlan Suite è possibile integrare in un unico ambiente scadenze contabili, movimenti bancari, saldi dei conti e previsioni di incasso e pagamento. In questo modo il budget di tesoreria non rimane un prospetto isolato, ma diventa parte di un processo continuo di controllo e pianificazione della liquidità.

La piattaforma consente di confrontare le previsioni finanziarie con i movimenti effettivi, analizzare gli scostamenti e monitorare l’evoluzione del cash flow su diversi orizzonti temporali. È inoltre possibile valutare in anticipo l’impatto di ritardi negli incassi, variazioni nei pagamenti, nuovi investimenti o esigenze di finanziamento.

L’integrazione dei dati permette quindi di aggiornare il budget con maggiore frequenza, ridurre le attività manuali e ottenere una visione più affidabile del saldo finale, dei fabbisogni finanziari e dell’andamento futuro della liquidità aziendale.

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